La Conselleria d’Hisenda, Economia i Administració Pública està implantant, a través de la Direcció General de Tecnologies de la Informació i les Comunicacions, dispositius de digitalització als punts de registre i d’atenció a la ciutadania de la Generalitat per facilitar als que ho necessitin la seva conversió a format digital dels documents en paper.
Aquests equips digitalitzen la documentació per a la compulsa electrònica mitjançant laplicació informàtica WebScan, de manera que els documents són incorporats immediatament als expedients administratius corresponents.
Els dispositius han estat implantats gràcies a l’acord marc d’impressió de la Generalitat, que permet la contractació centralitzada d’equips i serveis d’impressió, digitalització i còpia, així com el manteniment i la reposició de material fungible. Aquests serveis es poden contractar i estan a disposició de lAdministració de la Generalitat, el seu sector públic instrumental i altres entitats adherides.
L’acord actual dóna continuïtat a les solucions d’impressió derivades de l’antic acord marc, que va possibilitar, per primera vegada, la contractació centralitzada d’aquests serveis i va permetre estalviar un 45% en costos directes i reduir la despesa de 14 a 7,6 milions euros, un estalvi de 6,4 milions.
Actualment, la despesa anual és de 4,7 milions, fet que suposa un estalvi de 2,9 milions davant l’acord previ i de 9,3 milions si es compara amb el model anterior a la contractació centralitzada.
Menor consum energètic i emissions de CO2
A més, la contractació anterior va introduir un conjunt de millores que va permetre reduir un 48% el nombre de dispositius a la Generalitat, així com un 32% les emissions de CO2 i un 45% el consum energètic.
Quant a la reducció de l’ús de paper, la transformació digital de tot el sistema va fer possible reduir un 32 % les pàgines impreses, en passar les pàgines anuals de 107 milions a 73 milions.
Actualment i sota el nou acord marc se n’ha continuat reduint l’ús a prop de 60 milions de pàgines anuals impreses, un 45% menys comparat amb el model no centralitzat.
El nou acord marc d‟impressió té una durada de cinc anys i un valor estimat de 23,5 milions d‟euros. A més, inclou nous avantatges i beneficis tecnològics, de contractació i mediambientals i amplia la tipologia de dispositius disponibles, ja que permet fins i tot la impressió des del telèfon mòbil.
Des de la formalització del contracte el 2021, s’ha prosseguit la implantació d’escàners d’ús exclusiu per a l’atenció al públic, de manera que s’han desplegat un total de 238 escàners de mà i 875 equips multifunció (impressió, digitalització i còpia). Fins ara, en total, de l’acord marc ja s’ha tramitat el lliurament de 2.888 dispositius dels més de 3.800 previstos per a diferents usos.
Entrada i registre digital
El director general de Tecnologies de la Informació i les Comunicacions, José Manuel García Duarte, ha destacat que aquests dispositius “estan sent de gran ajuda per a la implantació de l’Administració electrònica, ja que faciliten a la ciutadania els seus tràmits amb la Generalitat, agilitant-los i incrementant la seguretat en les gestions”.
Segons ha assenyalat García Duarte, “a través d’aquests dispositius, la documentació en paper es transforma en còpies digitals autèntiques, cosa que dóna validesa a la seva tramitació electrònica i permet agilitzar la relació entre la ciutadania i l’Administració amb totes les garanties”.
L’aplicació informàtica Webscan permet escanejar documents i imatges des dels escàners i impressores multifunció instal·lats als punts de registre i d’atenció a la ciutadania i transferir-los als equips del personal empleat públic utilitzant un explorador web.
D’aquesta manera, l’entrada i el registre de la documentació és digital des del primer moment, facilitant la seva incorporació als expedients administratius que la requereixin, per a una gestió més àgil, senzilla i eficient.
A més, aquests nous serveis permeten reduir la despesa en desplaçaments i altres càrregues administratives en el futur, ja que l’Administració no necessita sol·licitar a la ciutadania informació i documentació que ja obra al seu poder.
Informació i Foto: Generalitat Valenciana